Eccoci qui per iniziare a parlare di Google Documenti, un servizio molto ambizioso, che se usato nel modo giusto può dare moltissime possibilità di sviluppo a tutti.
Google Documenti è il primo esempio , poi emulato da tantissimi concorrenti (come Microsoft), di come il cloud possa sostituire anche le applicazioni che comunemente siamo chiamati ad usare lato client, le suite Office e derivate ne sono un esempio.
In questa piccola guida vedrò di esporre tutte le funzionalità di Google Documenti, ma non riuscirò a fare degli esempi pratici, visto che le applicazioni di Google Documenti in ambito interno sono pressoché infinite, specialmente parlando di Spreadsheet (Excel per capirci).

Caratteristiche:
Google documenti , è un servizio in cloud veramente ben articolato, che possiede le seguenti caratteristiche:
1 GB di spazio gratuito per l’ archiviazione di documenti.
7 diverse applicazioni:

  • Documento
  • Presentazione
  • Foglio di lavoro
  • Modulo
  • Disegno
  • Tabella
  • Raccolta

Funzionalità avanzate per editing , gestione dati e modifiche grafiche.
Gestione gruppi utenti, e condivisione documenti.
Sincronizzazione offline.
Gestione dei contatti avanzata e condivisa.

Funzionamento:

Per accedere al sevizio ci sono molti link, plugin e applicazioni, ma vediamo di partire dal link “classico”:
Una volta inseriti i dati del nostro account Google saremo connessi.
Il funzionamento è molto semplice e logico: subito dopo il login, ci troveremo davanti una specie di desktop contenente tutti i nostri documenti. Da questa pagina quindi, possiamo eseguire le seguenti operazioni: caricare nuovi file nel cloud, creare un nuovo file direttamente da internet, gestire i file esistenti dividendoli in cartelle o cancellandoli per recuperare spazio.
Vediamo di inizializzare un nuovo documento! Ci portiamo su “Crea”e scegliamo l’applicazione di riferimento. Di seguito gli screenshot dell’interfaccia di ogni applicazione con le caratteristiche principali.

Documento:

Presentazione:

Foglio di lavoro:

Modulo:

Disegno:

Tabella:

Eccole qui! Ora due parole e delle considerazioni su queste applicazioni:

Documenti: È quella più anzianotta e anche quella più funzionale, sinceramente la uso abitualmente e sostituisce quasi totalmente LibreOffice Writer (od Office), c’è da dire che ha dei problemi ancora con la conversione di file in formato docx, infatti alle volte le immagini sono sballate, ma speriamo che Google sistemi questo problema per mettere a disposizione un tool quasi perfetto e portatile al 100%.

Presentazione: Secondo me questa è l’ applicazione con le potenzialità maggiori.
In pratica trasforma la vostra presentazione (completa di animazioni ed effetti audio e video) in Javascript e HTML5 e la fa funzionare su tutti i terminali connessi a internet. Quindi dimentichiamoci Powerpoint e derivati, impariamo a usare questa app e non dovremo più preoccuparci di avere portatili, programmi e versioni corrette. L’unico requisito è un dispositivo (tablet, cellulare, PC) connesso ad internet. Io personalmente uso il mio cellulare connesso in HDMI per trasferire la mia presentazione sul televisore- proiettore, in questo modo ho risolto il problema alla radice.
Inoltre è un’applicazione molto aggiornata e mantenuta, questo per ridurre i “limiti” che tuttavia sono ancora presenti rispetto a i classici programmi client.

Foglio di lavoro – Modulo – Tabella: Il foglio di lavoro è molto più grande di quello che si possa pensare. Infatti voglio chiarire subito un punto, secondo me è da intendersi in modo diverso da Excel. In quanto possiede un grande bug, che risulterà odioso per moltissimi di voi, in poche parole se vogliamo scrivere un documento come per esempio una fattura, su questa app, dovremo stare molto attenti, perché non vengono accavallate le celle del foglio di calcolo.
Esempio pratico:
Se inizio a scrivere un testo introduttivo in una cella e tale testo è più lungo della larghezza della cella stessa, allora lo scritto verrà nascosto e non sarà visto come invece accade su qualsiasi programma client.
La soluzione a questa situazione si ha con un comando chiamato “unisci celle” ma di sicuro è poco pratico, specialmente per le persone che importano documenti precedentemente creati in un client.
Detto questo, foglio di lavoro ha una gestione avanzatissima dei dati, superiore a qualsiasi altro dispositivo, infatti se usato in combinazione a modulo (un semplice tool per creare e distribuire questionari) permette di eseguire analisi approfondite e calcoli sui dati contenuti nei moduli. Tabella serve per generare un grafico avanzato con dati contenuti i un foglio di lavoro (o moduli).

Disegno: È un tool, di scarsa utilità, che permette di creare disegni vettoriali, in breve tempo. Utile quando facciamo una presentazione e siamo senza un programma di editing immagini (caro Gimp o InkScape dove siete?).

Accorgimenti e Trucchi:

Con Google Documenti non ci sono dei veri e propri trucchi, anche perché il servizio è vastissimo, e può essere usato in 1000 modi diversi. Ma ci sono due funzioni interessanti che voglio illustrare e che sono sconosciute a molti utenti.
  1. La conversione automatica in PDF.
  2. L’OCR da PDF o immagine a documento modificabile
  1. Per accedere a questa funzione è sufficiente premere il tasto dentro su un file nella home di Google Documenti e selezionare Scaricare. Dalla nuova finestra selezionare PDF.
  2. Per accedere all’OCR dobbiamo semplicemente fare l’upload di un file PDF o immagine, e dalla nuova finestra spuntare la voce: “Converti testo da file PDF o immagine al formato di Google Documenti” ecco a voi caricato il file di testo , poi scaricatelo in formato .doc

Integrazione PC:

Per integrare Google documenti nel nostro PC Linux abbiamo 2 modi.
Il primo è quello di integrare gnome-documents, un componente aggiuntivo di Gnome 3, e per installarlo basta seguire la breve guida dell’articolo di Roberto, presente a questo link.
Questo metodo, premia l’ aspetto cloud di Google Documenti, infatti permette di vedere e soprattutto caricare file direttamente dal nostro desktop, verso Gdocs. I file possono essere aperti sia da LibreOffice oppure direttamente online nel nostro account Google.

Il secondo metodo richiede l’ installazione di un componente aggiuntivo per Google Chrome. Tale estensione permettere i utilizzare Documenti Google anche offline e di disporre tutti i tools che solitamente sono disponibili solo nella versione online. Questo secondo me è un metodo strabiliante che è perfettamente integrato e aggiornato da Google.
Per accedere a questo servizio apriamo la pagina di Google Documenti online e portiamoci nelle impostazioni (“ingranaggio”) e scegliamo “Utilizza Google Documenti offline”.
Automaticamente si aprirà la procedura guidata.

Integrazione Android:
Il vostro cellulare verrà automaticamente scaricando da Google Play questa applicazione:
Google Documenti per Android.
Circa il 90 % delle applicazioni saranno così disponibili sul vostro smartphone o tablet Android.

Alla prossima settimana con un nuovo articolo su un servizio Google a sorpresa !

  • E gli affini?

    • EliaBaragiola

      intendevo tutte le google apps 🙂 nei prossimi articoli veranno analizzati altre apps 🙂 alla fine un bell ebook:)

  • Svicx

    Se ricordo bene l’estensione “Google Documenti” (  https://chrome.google.com/webstore/detail/apdfllckaahabafndbhieahigkjlhalf?utm_source=chrome-ntp-icon ), quando si è offline, funziona solo in modalità lettura.

    • EliaBaragiola

      l’ ho provata ieri e mi pare che andava anche in modifica e appena tornava la linea uppava le modifiche, ma potrei sbagliarmi 🙂

  • LordMax _

    Esiste anche il modo per integrare google docs con libreoffice tramite l’estensione OOo2GD, molto valida

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