Se utilizziamo OpenOffice.org solo per creare, stampare e modificare documenti che non usciranno delle nostre mura di casa o dalla rete del nostro ufficio, il formato di salvataggio predefinito (Odf) è senza dubbio la scelta migliore. Una volta che abbiamo installato, o già trovato di default, la suite su tutti i computer a vostra disposizione non avrete problemi nella condivisione delle informazioni. Le cose cambiano qualora vi capiti di inviare spesso copia dei documenti ad altre persone, magari via e-mail. Il formato più comodo per l’invio dei documenti è senza dubbio il Pdf: OpenOffice.org permette di esporare tutti i file creati con le sue applicazioni in questo formato, apprezzato soprattutto per l’invio di preventivi o documenti che non devono essere modificati da chi li riceve. Se invece vi capita di inviare documenti di testo, fogli di calcolo o presentazioni ad altre persone o collaboratori che li modificano a loro volta, convincere tutti a passare a OpenOffice.org potrebbe non essere un’idea vincente. È molto più semplice utilizzare i formati binari delle precedenti release di Microsoft Office: Doc per i documenti, Xls per i fogli di calcolo e Ppt per le presentazioni. I file in questo formato possono essere utilizzati senza problemi anche da chi dispone di Office 2007 o di una versione precedente della suite e possono essere creati, modificati e aperti da tutte le versioni di OpenOffice.org. Se scambiamo spesso documenti con altre persone, vi consigliamo di modificare il formato di salvataggio predefinito: non avremo così la necessità di convertire i file prima di ogni invio e non correrete il rischio di dimenticarcene.
OpenOffice.org permette di definire un formato predefinito per ogni tipo di documento: questa opzione è accessibile nel pannello Strumenti / Opzioni / Carica/salva / Generale.
Nella sezione Formato file standard e impostazioni ODF dobbiamo selezionare con il menu a tendina sulla sinistra il tipo di file di cui vogliamo cambiare il formato predefinito e poi impostare quello preferito con il menu a tendina che si trova a destra. Per la compatibilità con Office 2003 dobbiamo impostare come Documento di testo la voce Microsoft Word 97/2000/XP, come Foglio elettronico, Microsoft Excel 97/2000/XP e come Presentazione , Microsoft PowerPoint 97/2000/XP .
